Home » Статьи » С чего начать главному бухгалтеру

С чего начать главному бухгалтеру

Работа в новой (недавно созданной) коммерческой организации

Вы пришли в новую организацию и начинаете «с чистого листа». С одной стороны Вам можно позавидовать: есть возможность установить свой порядок, не тратить время на изучение остатков по счетам, бухгалтерской базы, тонкостей и нюансов  бухгалтерского учета, на «вхождение в курс дела» по старым сделкам. С другой стороны на Вас ляжет много организационных  обязанностей, особенно если на первых порах планируется минимальный штат работников.

Ознакомьтесь с информацией в свидетельстве о регистрации организации, извещении о постановке на учет, внимательно почитайте устав.

Узнайте у руководителя организации как можно больше о видах деятельности, которые планируется осуществлять, об имуществе, которое возможно уже есть у организации,  если уставом предусмотрено внесение неденежных вкладов, и они уже внесены.

Вкладом в уставный фонд коммерческой организации могут быть вещи, включая деньги и ценные бумаги, иное имущество, в том числе имущественные права, либо иные отчуждаемые права, имеющие оценку их стоимости. При внесении неденежного вклада в уставный фонд юридического лица обязательным является проведение его оценки, а сама оценка подлежит экспертизе и проводится в порядке, установленном законодательством. Оценка может быть внутренней или независимой. В случае проведения независимой оценки стоимости вносимого в уставный фонд хозяйственного общества неденежного вклада экспертиза достоверности этой оценки не проводится.

Обратите внимание на полноту и своевременность внесения вкладов в уставный фонд: вам надо будет отразить эти операции в учете.

Нарушения коммерческой организацией порядка формирования уставного фонда, установленного законодательством, могут стать основанием для ликвидации организации.

При открытии счетов в банке главному бухгалтеру часто (но не обязательно и не всегда) предоставляется право второй подписи финансовых документов. Так что вам надо будет посетить обслуживающий банк для оформления  карточки подписей. Для удобной и оперативной работы не забудьте договориться с банком о подключении Клиент-Банка и (или) Интернет-банка.

Перед вами может стать вопрос, какую систему налогообложения применять организации. Возможно, руководитель или собственник, участники организации уже провели бизнес-планирование или просто просчитали выгоду от применения той или иной системы. Если предстоит применение упрощенной системы налогообложения, то организация может применять ее со дня государственной регистрации. Для этого необходимо в течение 20 рабочих дней со дня государственной регистрации подать  в налоговый орган по месту постановки на учет уведомление о переходе на упрощенную систему.

Если уведомление не было подано в вышеуказанный срок, то организация будет применять общую систему налогообложения, с уплатой НДС, налога на прибыль, других налогов и сборов при наличии объектов налогообложения (по крайней мере, в году регистрации).

Не забудьте про особенности налогообложения некоторых видов деятельности. Например, организации, осуществляющие деятельность по оказанию услуг по техническому обслуживанию и (или) ремонту автомототранспортных средств и (или) их компонентов, списочная численность работников которой составляет не более 15 человек, будут являться плательщиками единого налога на вмененный доход и обязаны начать его применение с 1-го числа месяца, в котором осуществляется такая деятельность и за который списочная численность работников организации составляет  не более 15 человек.

В случае если ваша организация является плательщиком  налога на добавленную стоимость, вам необходимо подключиться к системе электронного декларирования.  Также, если вы знаете заранее, что среднесписочная численность работников вашей организации за календарный год превысит 15 человек, то можете смело заниматься получением ЭЦП (электронной цифровой подписи). Либо в обязательном порядке придется сделать это в следующем году после подачи (не позднее 20 января) сведений о среднесписочной численности работников.

Регистрация в качестве потребителя республиканского удостоверяющего центра Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК) и получение  сертификата открытого ключа РУЦ ГосСУОК  позволит:

подключиться к порталу электронного декларирования МНС,

представлять в налоговый орган налоговые декларации (расчеты) по установленным форматам в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью,

работать с электронными счетами-фактурами по НДС,

представлять формы персонифицированного учета, статистическую отчетность в ФСЗН, Белгосстрах,

представлять государственную статистическую отчетность в виде электронного документа,

получать электронные услуги, доступ к различным электронным сервисам на Едином портале электронных услуг.

Для всего этого, конечно, потребуется установить на ваш компьютер дополнительное специализированное программное обеспечение. Прекрасно, если рядом будет специалист, который поможет быстро установить нужные программы. Но и главный бухгалтер сам вполне может справиться с этой нелегкой, на первый взгляд, задачей, следуя инструкциям, размещенным на сайтах государственных органов, имея в запасе время и не стесняясь обращаться в службы поддержки. Надо признать, что система представления отчетов посредством Интернет действительно очень удобна и необходима.

Основной совет при выборе программного продукта для ведения учета – покупать лицензионный программный продукт, вместе с которым будет обеспечена его установка, внедрение и, при необходимости, доработка, настройка, консультирование и обучение. Сейчас имеется достаточно большой выбор бухгалтерских программ, настроенных под конкретные виды деятельности.

Серьезное внимание нужно уделить разработке учетной политики, так как это документ, по которому организация будет работать и вести учет как минимум год. Положение об учетной политике вновь созданной организации утверждается руководителем организации не позднее тридцатого календарного дня с даты государственной регистрации этой организации.

Изменения в учетную политику можно вносить лишь в некоторых случаях, и иногда такие изменения могут повлечь дополнительные затраты времени на пересчет показателей бухгалтерского учета и показателей бухгалтерской отчетности за предыдущие периоды.

Законодательством не установлен запрет на внесение дополнений в учетную политику. Поэтому если вы сразу не предусмотрели в учетной политике что-то, например, способы учета каких-либо активов или форму первичного документа, наличие которых в начале деятельности не предполагалось, но эти активы или необходимость в первичных документах появились в последующие периоды работы, то имеете полное право, и даже обязаны, сделать дополнение в учетную политику.

Особое внимание рекомендую обратить на составление графика документооборота, как составной части учетной политики. Наличие и соблюдение грамотно составленного графика, ознакомление с ним ответственных работников, позволит обеспечить своевременное поступление первичных документов в бухгалтерию, контроль за их правильным оформлением.

 

Работа в давно существующей организации и прием дел от предыдущего главного бухгалтера

Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» установлено, что при назначении  на должность и освобождении от должности главного бухгалтера организации прием и сдача дел оформляются актом.

Форма акта законодательно не утверждена, поэтому акт может быть составлен в произвольной форме. Для приема и сдачи дел может быть создана комиссия. Очень важным реквизитом в акте является дата передачи документов.

Оптимальный вариант, когда акт о передаче дел подписывается при увольнении прежним главным бухгалтером и новым главным бухгалтером, а также визируется или утверждается руководителем. Но бывает и так, что новый главный бухгалтер приходит через некоторое время после увольнения предыдущего. В таких случаях акт о приеме дел может подписываться руководителем и новым главным бухгалтером, либо тем лицом, которое приняло дела при увольнении старого главбуха, и новым главным бухгалтером. Если прием – передача дел при смене бухгалтера происходили в присутствии комиссии, назначенной приказом по организации, то в акте должны быть и подписи членов комиссии.

В случае если бухгалтерских документов немного, они могут быть перечислены в акте с указанием наименований, дат и других реквизитов. Если документов много, то в акте можно указать папки документов. Например, «Приходные документы по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за 2017 год», «Налоговые декларации за 2017 год» и т.д.

Когда в организации весь бухгалтерский учет ведет только один главный бухгалтер, то целесообразно принимать все документы, касающиеся учета. Если организация большая, и есть бухгалтеры, ответственные за ведение учета на отдельных участках, то передаются те документы, которые находятся под непосредственным контролем главного бухгалтера.

Если в организации давно не было проверок, необходимо, по моему мнению, принимать документы за несколько финансовых лет. По крайней мере надо проверить наличие бухгалтерских документов, а также документов налогового учета, отчетности, за последние пять лет.

Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2017 «О мерах по совершенствованию контрольной (надзорной) деятельности установлено, что с 1.01.2018 г. проверка проверяемого субъекта проводится за период, не превышающий трех календарных лет (проверка соблюдения налогового законодательства – за период, не превышающий пяти календарных лет, если иное не установлено законодательными актами), предшествующих году, в котором в установленном порядке принято решение о назначении проверки, а также за истекший период текущего календарного года.

Случается так, что в бухгалтерском учете отражены хозяйственные операции за какой-то период, но  документы за этот период не найдены и новому главному бухгалтеру не представлены. В таком случае необходимо настоять на отражении данного факта в акте о приеме дел.

На что еще обратить внимание при приеме дел и составлении акта:

  • Наличие обособленных подразделений, филиалов, представительств, их отчетности.
  • Наличие положения по учетной политике.
  • Наличие промежуточной (бухгалтерской) отчетности за последний отчетный период (месяц, квартал). Можно рекомендовать также приложение к акту о приеме (сдаче) дел оборотно-сальдовой ведомости с остатками по счетам бухучета за этот период либо копий листов главной книги с подписью предыдущего главного бухгалтера.
  • Наличие акта сверки с инспекцией Министерства по налогам и сборам по всем налогам. При наличии расхождений с данными налоговых деклараций и бухгалтерского учета получить объяснения от прежнего главного бухгалтера.
  • Наличие актов проверок налоговыми органами, других проверок по вопросам, касающихся бухгалтерского учета, отчетов аудиторов, ознакомление с их содержанием.
  • Наличие документов по инвентаризациям активов, обязательств, проведенных перед составлением годовой отчетности, за предыдущие годы.

Если главный бухгалтер является материально ответственным лицом, то при его увольнении (смене материально-ответственных лиц)  должна проводиться обязательная инвентаризация.

  • Передача носителей с ключами электронной цифровой подписи.
  • При возможности изучите бухгалтерскую базу в компьютерной программе или регистры бухгалтерского учета, ведущиеся вручную на бумажных носителях. В случае если в последние годы организация меняла учетные программы или переходила с «бумажно-ручного» учета на ведение учета в компьютерной программе, рекомендуется проверить соответствие входящих и исходящих показателей по отдельным счетам бухгалтерского учета при таких переходах. Обратите внимание на возможное наличие отклонений от установленных правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности (отрицательные остатки в аналитике по счетам производственных запасов; наличие сальдо по счетам, которые не должны иметь сальдо, на конец отчетного периода; несоблюдение тождественности показателей отчетности и данных синтетического и аналитического учета; неверная классификация доходов или расходов при составлении отчетности и т.д.)

В некоторых случаях хорошим вариантом будет проведение аудиторской проверки перед увольнением прежнего главного бухгалтера и приходом нового, а также исправление ошибок, если они будут обнаружены в ходе аудита, прежним бухгалтером. Такой вариант, тем не менее, приемлем не для всех организаций. Поэтому новому работнику иногда приходится исправлять чужие ошибки.

Порядок приема – передачи дел законодательно не установлен, и главный бухгалтер по своему усмотрению может включить в акт сведения, информацию, данные, касающиеся принимаемых дел. Так, в акте рекомендуется указывать обнаруженные в процессе передачи дел недостатки, ошибки, если их невозможно оперативно устранить силами работников  организации. Главное, чтобы акт был подписан и принимающей стороной, и передающей стороной.

Хорошего учета и поменьше ошибок!